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【TOEIC940・現役外資系勤務が教える】初心者でもコピペで使える実用的なビジネス英語メールフレーズ100選

初心者でもコピペで使える実用的なビジネス英語メールフレーズ100選

国際化が進む近年では、ビジネス共通言語は英語という認識が強くなってきています。

海外の人とやり取りする機会が増えたという方も多いのではないでしょうか。

その中でコミュニケーションツールの一つであるメールは、ビジネスにおいて基本中の基本です。

今回はビジネスメールに焦点を当て、初心者でも使える実用的な英語の用語をご紹介します。

最初はこの記事をブックマークしてコピーペーストで使ってみましょう

徐々に暗記したりタイピングする練習するようにするとどんどん頭の中に単語が入ってくきていつでも自分で使えるようになるはずです。

普段私が使っている実践的な用語になりますので、この記事を読んだ方はすぐに使ってみましょう。

この記事を書いた人
現在、外資系企業で働いている26歳です。 今まで、英語圏4カ国での留学経験があります。
Lily
  • 現在、外資系企業で働いている26歳です。 今まで、英語圏4カ国での留学経験があります。
  • 3カ国(オーストラリア、ニュージーランド、カナダ)は短期留学で、1カ国(アメリカ)は大学交換留学で1年留学です。
  • 普段はビジネス英語をメインで使用しており、 メールやビデオ会議で毎日英語を使っています。
  • 英語のレベル TOEIC:940、TOELF(iBT):110、IELTS:6.5
目次

■最初に知っておくべきこと

ビジネス英語を使用する際は、丁寧な英語にする必要があります。日本語に置き換えて考えるとより分かると思いますが、社内と社外(顧客)では丁寧さが違うと思います。
英語には敬語がないと思いがちですが、ビジネスや目上の人に使用する言い方があります。
たとえば、「can」ではなく「could」を使用する、「will」ではなく「would」を使用するだけで丁寧になります。追加で必ず覚えておいて欲しいことは、省略形を使用しないことです。たとえば、「I’m taking care of inquiry from Asia.」はNGです。「I am taking care of inquiry from Asia.」としましょう。「can’t」ではなく「cannot」を、「don’t」ではなく「do not」を使用することは頭に入れておきましょう。

コピペで使える実用的なビジネスメールフレーズ100選

件名

件名を見ただけでメール文の内容が分かるように、簡潔に分かりやすい件名を心がけましょう。長かったり文章を書いたりすると、ジャンクメール(迷惑メール)だと勘違いして読んでもらえないケースもあるので、注意しましょう

  • Request for Quotation
    見積依頼
  • Notification of Meeting on January 20
    1月20日の会議のお知らせ
  • Requirements for Confirmation of Order#1234
    注文#1234ご確認のお願い
  • Inquiry about 〇〇〇
    〇〇〇に関するお問い合わせ
  • 【IMPORTANT】Application Deadline for ABC Seminar
    【重要】ABCセミナーの申し込み期限
  • 【URGENT】Appointment Time Change
    【至急】予約時間変更

ポイント:【】を用いる際は、重要度の高いメールを送る際によく使用します。リマインダーメールを送る場合(【REMINDER】)、再送する場合(【RESEND】)、緊急の場合(【URGENT】)によく見られます。全て大文字である必要はありませんが、大文字の方がより強調され重要度がうかがえます。

宛先

宛先の英語は、相手との関係性によって変わってきます。使用する際は、場面に応じて使い分けができるようにしましょう。

  • 男女不明で宛名も不明な相手
    Dear Sir/Madam,
    To whom it may concern,
  • 名前は分かるが男女不明な相手
    Dear Mr./Ms. Chris,
  • 男女が分かるが親しいとは言い難い相手
    Dear Mr.~,
    Dear Ms.~,
  • 親しい相手
    Hello Alex,
    Good morning Alex,
    Alex,
  • 宛先全員
    Dear All,
  • メールに3社以上の人が入っている場合
    ABC company
    Mr. Josh,

ポイント:親しい相手には、Dearを省いても問題ありません。ただし、時差のある場合もありますので、Good morningやGood eveningを使用する際は注意しましょう。また、最近では日本語の「~さん」という意味を知っている外国人も多くいます。(特にアジア人)ですので、〇〇-sanという表記を目にすることも珍しくないです。

初めてコンタクトする際や紹介してもらった相手などへの自己紹介

英語のビジネスメールの場合、何度もやり取りしている相手に対して名乗る事はあまりしません。しかし、初めてメールを送る相手や、誰かから紹介してもらい連絡をする相手には、しっかりと自己紹介をする必要があります。ビジネスマナーの基本となりますので、しっかりマスターしましょう。
※ここでの名前は鈴木太郎(Taro Suzuki)、会社はABC Corporationとします。

  • I am Taro Suzuki in the Sales Department in ABC Corporation.
    私はABC Corporationの営業部に所属する鈴木太郎と申します。
  • I am Taro Suzuki of ABC Corporation.
    I am taking care of sales in Asia and Oceania.
    私はABC Corporationの鈴木太郎と申します。
    アジアとオセアニアのセールス(営業)を担当しています。
  • I am Taro Suzuki of ABC Corporation.
    Following the organization change in my company, as of today, I will take over this project from Ms. Tanaka.
    私はABC Corporationの鈴木太郎と申します。
    社内の組織変更に伴い、本日より本案件は田中から引き継ぎをさせて頂きます。
  • I am Taro Suzuki of ABC Corporation.
    I am writing this email since Mr. Okada of 123 Inc referred me to you.
    私はABC Corporationの鈴木太郎と申します。
    123 Incの岡田様の紹介でメールを差し上げました。
  • I am Taro Suzuki, we met at exhibition and exchanged business cards yesterday.
    昨日の展示会でお会いし名刺交換をさせていただいた、ABC Corporationの鈴木太郎と申します。

ポイント:自己紹介をする場面は様々です。シチュエーションに応じて使い分けできるようにしましょう。自己紹介フレーズにはたくさんの前置詞が登場します。間違わないようにしっかりと覚えるようにしましょう。

メールの相手に紹介する場合

メールの相手に紹介する場合
紹介すると聞くと「introduce」を思いがちですが、他にも言い方があるので今回は違うフレーズも併せてご紹介します。

  • I would like to introduce my Sales manager, Akira Takahashi of ABC Corporation.
    ABC Corporationの営業部長である高橋晃をご紹介します。
  • I have forwarded Josh, my coworker in USA.
    Please communicate with him for further details.
    アメリカの同僚であるJoshをご紹介します。
    詳細につきましては、彼とご連絡をお願いいたします。
  • I have copied Josh, my colleague in USA.
    Our USA office supports your inquiry.
    アメリカの同僚であるJoshをご紹介します。
    アメリカオフィスがあなたの問い合わせをご対応いたします。

ポイント:最後の2つのフレーズは、「紹介したい相手をメールに入れたので」のようなニュアンスです。直接的に紹介するという単語ではありませんが、意味合い的には紹介するとなるフレーズです。

メールを書いている目的を説明する場合

メールを書いている目的を説明する場合
急にメール文を始める前に、なぜ今メールを送っているかという趣旨を述べる必要があります。

  • I am writing to ask you to send us the shipping documents of shipment yesterday.
    昨日の出荷の出荷書類をお送り頂きたくご連絡させていただきます。
  • I am writing you to inform that I received your package last Friday.
    先週の金曜日に荷物を受け取ったことをお知らせする為にご連絡させて頂きます。
  • I am contacting you to obtain more details about your products.
    貴社の製品の詳細をお聞きしたくご連絡させていただきます。
  • I am writing to confirm our conference at 10a.m. on June 23th.
    6月23日午前10時の会議の確認をさせて頂きたくご連絡させていただきます。

ポイント:メールの目的を説明するフレーズは「I am writing (you) to~」と覚えましょう。その後に続く文章は、今自分がなぜメールを送っているのかを考え、趣旨に応じて使い分けするようにしてください。

文章・内容の初めに使うフレーズ

文章・内容の初めに使うフレーズ
前項は、メール全体の趣旨を説明するフレーズでしたが、こちらは文章の内容や趣旨を説明するフレーズになります。1つのメールの中に、2つ以上の内容を書く事も多くあり、1つの内容を書き始める前に下記のフレーズを使うといいでしょう。

  • Regarding~
  • With regard to~
  • For~
  • Concerning~
  • As for~
  • About~
    ~について、~に関して、~の件について
    ※~には名詞が入ります。
    Regarding your invoice#1234, I would like to ask you to double check the payment term.
    請求書#1234について、支払い条件について再度ご確認頂きたいです。
  • As we discussed earlier on the phone,
    先程のお電話で話した通り、

ポイント:今回ご紹介したフレーズは、かなり実用的なフレーズです。同じ意味でも言い方がたくさんあるので、ぜひ1つのメールの中で違う表現を使ってみましょう。

書き出し(Thank youから始まるフレーズ)

書き出し(Thank youから始まるフレーズ)
日本語のメールでいう「いつもお世話になっております。」のような文言は、英語メールにはありません。自分からメールをする場面や、返信の場面、御礼を言う場面や謝罪の場面など、シチュエーションは様々です。状況に応じて使うようにしましょう。

  • Thank you for all your support.
    サポートありがとうございます。
  • Thank you for your time today.
    本日はお時間頂きありがとうございます。
  • Thank you for your information.
    情報をありがとうございます。
  • Thank you for your (prompt) reply.
    (迅速な)返信ありがとうございます。
  • Thank you for your understanding.
    ご理解いただきありがとうございます。
  • Thank you for your cooperation.
    ご協力いただきありがとうございます。
  • Thank you for your confirmation.
    ご確認頂きありがとうございます。
  • Thank you for your message.
    Thank you for your email.
    メッセージありがとうございます。
    メールありがとうございます。
  • Thank you for your inputs.
    ご意見ありがとうございます。
  • Thank you for your patience.
    I am sorry for my delay.
    遅くなり申し訳ありません。

ポイント:今回ご紹介したフレーズは非常によく使うものです。丸暗記しても構いませんので、覚えるようにしましょう。気づいた方もいるかもしれませんが、英語ではお詫びよりも感謝の言葉を優先する特徴があります。
「遅くなり申し訳ありません。」を見てもらうと分かると思いますが、直訳すると「我慢してくれてありがとうございます。(Thank you for your patience.)」になります。日本語にすると違和感があるかと思いますが、慣れていくようにしましょう。

書き出し/文末(I am/We are sorryから始まるフレーズ)

書き出し/文末(I am/We are sorryから始まるフレーズ)
次は先程の感謝の言葉とは反対にお詫びの言葉から始まるフレーズです。いくら感謝の言葉を優先するとは言え、謝罪しなければいけない場面もあります。こちらは書き出し、文末両方によく使います。

  • I am sorry for the late reply/feedback.
    返信/フィードバックが遅くなり申し訳ありません。
  • We are sorry for the inconvenience.
    ご迷惑をお掛けし申し訳ありません。
  • I am sorry for my mistake.
    間違いをしてしまい申し訳ありません。
  • I am sorry for my silence.
    ご連絡せず申し訳ありません。
  • We are very sorry for our carelessness.
    私どもの不注意にお詫び申し上げます。
  • I am terribly sorry for that we could not meet your required date.
    納期に間に合わず申し訳ありません。

ポイント:「I am(We are) sorry for」の後ろは名詞がきます。謝罪の内容が多く、文章で書く方がいい場合は「I am(We are) sorry that」を使用し後ろに文章を書きましょう。

添付にてファイルを送る場合

添付にてファイルを送る場合
添付で何かを送る際は必ずと言っていいほど、これから紹介するフレーズを使います。

  • Please kindly find the attached agenda for meeting tomorrow.
    明日の会議のアジェンダをお送りしますので、ご確認ください。
  • Attached please kindly find the revised PO.
    添付の修正PO(注文書)をご確認ください。
  • I have attached meeting minutes of sales meeting today
    本日の営業会議の議事録をお送りいたします。

ポイント:ビジネスにおいてこのフレーズを使用する機会は非常に多いです。どのフレーズでも構いませんので、最低一つを覚えてすぐに使えるようにしましょう。

相手に確認したい場合

相手に確認したい場合
ビジネスの場では、現状や納期など状況を確認し、回答が欲しい場面がよくあります。実践的なフレーズをご紹介します。

  • May I know the current status of ABC project?
    ABCプロジェクトの現状はいかがでしょうか?
  • Could you please check the document which I forwarded to you last week?
    先週お送りした書類をご確認いただけますか?
  • Could you confirm that you have already received my email yesterday?
    昨日私が送ったメールを受信したか確認していただけますか?
  • Is my understanding correct?
    私の理解は正しいでしょうか?
  • Please check if you can support this order.
    この注文をご対応できるか確認してください。
  • I would like to make sure if you have some units for replacement.
    代替品用の製品をお持ちかどうか確認させて頂きたいです。

ポイント:「May I know~?」「Could you please~?」は非常に丁寧な言い方でビジネス英語にはよく使用されるフレーズです。他にも応用できるので、しっかり覚えるようにしましょう。

確認する/したことを連絡する場面

確認する/したことを連絡する場面

  • Please let me check internally first.
    まずは社内で確認させてください。
  • I will check with my manager about this matter.
    この問題について上司と確認させて頂きます。
  • I have checked the attached documents.
    添付の書類を確認しました。
  • Confirmed with thank you.
    確認しました。ありがとうございます。

ポイント:こちらも実用的なフレーズです。簡単に「確認しました。」と連絡したい時は、最後の「Confirmed with thank you.」がおすすめですが、ビジネス英語ですが比較的フランクな言い方になるので目上や初めてコンタクトするお客様には控えるようにしましょう。

承知しました。/了解しました。と言う場面

承知しました。/了解しました。と言う場面
非常によく使いますので、下記4つだけ丸暗記すれば問題ありません。

  • Noted.
  • Well noted.
  • Noted with thank you.
  • Well noted with thank you.

ポイント:「Well noted」はより丁寧な言い方です。後ろに「thank you」の有無は自由ですので、使う場面によって使い分けるようにしましょう。

クレームを言う場合

クレームを言う場合
言いたくありませんが、やはりどうしても連絡しなければならないクレームや不満があると思います。ビジネスマナーに基づき丁寧な言い方をすれば、相手を嫌な気持ちにさせず連絡することができます。

  • I am writing today to complain about the poor service I received from your company yesterday.
    昨日貴社のサービスが良くないと感じましたので、本日メールを差し上げます。
  • I am complaining because the machine which I purchased on line last week was already broken.
    先週オンラインで購入した機械が壊れていたのでクレームのメールをお送りしています。

ポイント:基本的にメールをしている趣旨(I am writing (you) to complain~)から書き始めるといいでしょう。

クレームの対応を依頼する場合

クレームの対応を依頼する場合
次はクレームを報告し、その後修理や交換など依頼する場面のフレーズです。こちらも同様に丁寧な言い方をすれば快く対応してもらえるのでしっかりと使いこなせるようにしましょう。

  • Could you send me the replacement?
    代替品をお送り頂けますか?
  • Please repair the defective product.
    不良品の修理をお願いいたします。
  • I would like to ask you to refund the payment.
    支払いを返信して頂きたいです。
  • I would be appreciated if you support my complaint.
    私のクレームに対してご対応頂けると幸いです。
  • Could you please advise me how to deal with this issue?
    この問題についてどのように対処すればいいかご指示頂けますか?
  • Your prompt reply would be highly appreciated.
    迅速なご返信お待ちしております。

ポイント:どれも使えるフレーズですので、状況に応じて使い分けるようにしましょう。

連絡しますと言う場面

連絡しますと言う場面
一次回答として依頼されたことを確認し、また連絡しますと言いたい場面は多くあります。その際に使えるフレーズです。

  • I will get back to you soon after I obtain answers from supplier.
    サプライヤーから回答を入手次第すぐにご連絡させて頂きます。
  • I will give you my feedback once available.
    (返信できるようになったら)フィードバックします。
  • I will keep you posted.
    随時連絡いたします。
  • I will shoot you an email after I go back to my office.
    事務所に戻った後メールにてご連絡させて頂きます。
  • I will call you later.
    後ほどお電話させて頂きます。

ポイント:どれもフォーマルな言い方の「連絡します」になります。メールや電話の場面がありますので、場面に応じて使うようにしましょう。

打ち合わせのセッティングや訪問をしたい場面

打ち合わせのセッティングや訪問をしたい場面
最近ではリモートで会議する機会も増えました。いざ自分主催の会議がある場合に正しい英語で案内することはできますか?また、訪問したい時のアポイントは取れますか?非常に実用的なフレーズになりますので、しっかり覚えましょう。

  • I would like to have a meeting next week to understand this issue more deeply.
    I am available any day and time Tuesday through Friday.
    Please confirm a meeting day and time at your earliest convenience.
    来週この問題についてさらに深く理解する為に打ち合わせを行いたいと思います。
    私は火曜日から金曜日であればどの時間でもご対応可能です。
    ご都合のよろしい曜日と時間をお知らせください。
  • I would like to discuss the delivery schedule via conference call.
    May I know your convenient date and time in this month?
    デリバリースケジュールについてオンラインにて会議を行いたいと思います。
    ご都合のよろしい日程と時間を教えて頂けますか?
  • Could I set a meeting at 3p.m. tomorrow?
    If you are not available, please let me know.
    明日の午後3時にミーティングを設けてよろしいでしょうか?
    もしご都合が悪い場合は、ご連絡ください。
  • I would like to visit you to introduce our company and products.
    May I know your possible date and time in the 2nd week of July?
    弊社の会社紹介と製品紹介をする為にご訪問させて頂きたく思います。
    7月の第2週でご対応可能な日にちと時間を教えて頂けますか?

使える略語

使える略語
ビジネスメールで略語を使う場面は比較的多く、失礼に当たるわけではありませんので覚えると便利でしょう。略語と例文を合わせてご紹介します。

  • ASAP(as soon as possible)
    すぐに
    例文:I will check with my manager ASAP.
    すぐに上司に確認させて頂きます。
  • FYI(for your information)
    情報までに
    例文:FYI, our company will be attending Food exhibition next week and the booth number is 1003.
       情報までに。弊社は来週の食品展示会に出展し、ブース番号は1003です。
  • FYR(for your reference)
    参考までに
    例文:FYR, attached is a data of gross profit margin last year.
    参考までに、昨年の売上総利益率のデータをお送りいたします。
  • ETD(estimated time of departure)
    出港予定日
  • ETA(estimated time of arrival)
    到着予定日
    例文:As of now, ETD/ETA Japan is December 1.
       現時点での日本出港(到着)予定日は12月1日です。

よく使う文末の文章

よく使う文末の文章

  • Please let me know if you have any questions.
    Please let me know should you have any questions.
    ご質問がございましたら、ご連絡ください。
  • Please let me know if you have further more requirements.
    更にご要望ございましたら、ご連絡ください。
  • Please ask me any time if you have any concerns.
    心配事がございましたら、いつでもお尋ねください。
  • I hope they are all clear to you.
    これらでクリアになりますように。(相手が理解しておらず追加で説明した場面)
  • It is much appreciated if you would give me your answer by tomorrow.
    明日までにご回答頂けると非常に有難いです。(かなり丁寧な言い方)
  • Thank you for your confirmation in advance.
    確認して頂きありがとうございます。

ポイント:これらのフレーズは1日に何度も目にするくらい頻繁に出てくるフレーズです。まずは基本を暗記し、シチュエーションに応じて単語を変えてみてください。最後に紹介した「Thank you for 〇〇 in advance.」は少し注意が必要です。あらかじめ確認してくれるだろう、確認してくださいね(強要)という意味が含まれています。相手にプレッシャーをかけるような言い方になりますので、使う場面には注意するようにしましょう。

少しフランクだがよく使う文末の文章

少しフランクだがよく使う文末の文章

  • Have a good weekend.
    よい週末を。
  • Please take care of yourself.
    お体にはご自愛下さい。
  • See you at breakfast tomorrow.
    明日の朝食でお会いしましょう。(出張中などの場面)
  • Have a safe flight.
    お気を付けください。(相手が出張などで飛行機に乗る場面)

ポイント:こちらは少しフランクなフレーズになります。同僚や親しい相手には送る事は問題ありません。ちょっとした一言ですが、相手を想うフレーズですので覚えておくといいかもしれません。

結びの言葉

結びの言葉
英語メールにおいて、締めに使う結びの言葉はたくさんありますが、今回はビジネスメールで使う基本の言葉をご紹介します。

  • Sincerely,
  • Best regards,
  • Best,
  • Regards,
  • Thank you,

ポイント:基本は、結びの言葉の下に自分の名前や会社名を書きます。ビジネスマナーとして結びの言葉は必須ですので、テンプレートとして署名に登録しておくと便利でしょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。今回ご紹介したフレーズの数々は、ビジネスメールで頻繁に使う実用的なフレーズです。

まずはこのページをブックマークしてから、1単語づつ暗記したりコピーペーストで積極的に使うようにしましょう。

何度も使っていくうちに自分の英語になっていき、習得することができます。

ビジネス英語は日々勉強の積み重ねですので、あきらめずに暗記→実践を繰り返しましょう。

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